PowerPoint ist aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken.
Auch in anderen Bereichen ist es fest etabliert. Kein Businessplan mehr, ohne eine überzeugende PowerPoint-Präsentation. Im Vertrieb haben Sie's wesentlich leichter, wenn Sie das, was Sie da so erzählen auch irgendwie zeigen können.
Es ist nicht eine Frage des „Ob“, sondern des „Wie“. Macht man eine Umfrage unter Mitarbeitern in den unterschiedlichsten Unternehmen, so hört man sehr oft viel Kritik und Ablehnung der mit viel Licht an die Wand geworfenen „Dias“.
Denn wie sieht das so aus? Ein Raum mit Kollegen und Mitarbeitern starren auf eine Wand und lesen selbst ab, was ein Vortragender gerade spricht. Die Augen werden glasig und die Körperhaltung wirkt mehr und mehr entspannter. Eingeschlafene Meeting-Teilnehmer sind keine Seltenheit. Auch heute im Zeitalter der Online-Präsentation ist das nicht anders, und durch die vielen Online-Meetings gibt es viele Mitarbeiter, die in der aktuellen Situation das erste Mal mit etwas arbeiten müssen, das vorher nie notwendig war, und mit dem sie nicht viel Erfahrung haben.
Dagegen gibt es auch Präsentationen, die wirklich überzeugen, daher ist also eigentlich nicht PowerPoint das Problem, sondern eher die Anwendung. So wie ein Messer nicht verboten werden sollte, weil ein Bösewicht damit Böses getan hat, so ist auch PowerPoint nicht schuld daran, dass jemand auf die Idee kommt einen knallgelben Hintergrund einzustellen und in blauer Schriftfarbe 15 Stichpunkte auf eine Seite zu quetschen. Man kann PowerPoint also nicht verteufeln, weil unschuldige Besprechungsteilnehmer mit Schreckensfolien ins Delirium gestürzt wurden, nur um sich bei der nächsten Besprechung mit gleichen Waffen zu rächen!
Auf mittlerweile über einer Milliarde PCs schlummert diese Betäubungswaffe. Täglich werden 30 Millionen neue Folien an die Front geschickt, alle mit PowerPoint erstellt, aber warum eigentlich?
- PowerPoint kann alles. Bilder, Text, Filmchen, Audio und das alles mit optischen Effekten von denen Film- und Video-Künstler vor Jahrzehnen geträumt haben. Es gibt dem Vortragenden die Kontrolle in die Hand.
- Es enthält einfache Mittel, um Aufmerksamkeit zu steuern.
- Es kann sehr gut Dinge oder Sachverhalte anschaulich zeigen oder darstellen.
- Es hilft den Vortrag klar zu strukturieren und organisieren.
- Es ist das beste Mittel, um online etwas darzustellen oder zu präsentieren.
Wie können Sie mit PowerPoint also richtig und effektiv umgehen?
Es fällt immer wieder auf, dass das wirkliche Problem meist nicht unbedingt der Inhalt ist, da die meisten Präsentationen wirklich wunderbar recherchiert sind, sondern die Umsetzung ist einfach vergleichsweise misslungen.
Das ist auch irgendwo zu erwarten, weil die meisten Mitarbeiter nun mal Spezialisten für ihr Fachgebiet sind, und nicht für Kommunikationsdesign.
PowerPoint ist dafür gedacht einen Vortragenden dabei zu unterstützen seine Ideen einem Publikum zu vermitteln, und hier ein paar Tipps, um das auch hinzukriegen!
Allgemeine Herangehensweise
In sämtlichen Projekten am Computer gilt eine Pi-mal-Daumen Regel, dass Sie gut analysieren und planen sollten, BEVOR Sie anfangen das Projekt in einem Programm umzusetzen. Ansonsten sitzen Sie oft wesentlich länger da, als Sie jemals wollten.
Die folgenden Informationen werden zum Beispiel oft vergessen, sollten aber unbedingt bekannt sein, bevor Sie eine Präsentation erstellen, um peinliche Momente beim tatsächlichen Präsentieren zu vermeiden:
- Welche PowerPoint Version müssen Sie verwenden? (Welche Version ist auf dem Computer installiert, den Sie zum Präsentieren verwenden werden? Welche Funktionen könnten daher bei einer alten Version nicht funktionieren?)
- Besteht bereits ein PPT Master? (Das ist wichtig, um die Corporate Identity ihrer Firma beizubehalten, und vor allem, wenn einer existiert können Sie hier ZEIT sparen!)
- Welches Format (16:9, 4:3, …) ist gewünscht? (Hier kommt es auf den Bildschirm oder die Leinwand an, die Sie zur Präsentation verwenden, denn das Seitenverhältnis kann in PowerPoint eingestellt werden).
- Soll die Präsentation auch gedruckt werden und als PDF funktionieren?
- In welchem Kontext wird die Präsentation gehalten?
- Wie setzt sich das Publikum zusammen? (Das ist wichtig, um die richtige Wortwahl und Darstellung festzulegen). Sie müssen hier unterscheiden, ob Sie ihrem Chef etwas präsentieren oder einer Gruppe von Ingenieuren.
So wie auch in der Schule damals, wird ein Vortrag durch diese Dinge geprägt und wird danach beurteilt:
Die Folien, der Text des Sprechers, der seinen Notizen gefolgt ist und der auch kein Problem damit hat auf eine Frage einzugehen, und die sogenannten Lernblätter, die noch im Lehrerzimmer auf einer Matrizenmaschine gedruckt wurden und die heimliche Schnüffel-Droge der Schüler war (das kam von dem Alkohol, der in dieser Maschine verwendet wurde und die den Blättern noch anhaftete).
Daher hat PowerPoint auch heute noch immer die folgenden drei Bereiche:
Die Folien.
Die Notizen für den Sprecher.
Die Handzettel für das Publikum, die zur Präsentation ausgeteilt werden oder danach. In den heutigen Zeiten kann dies auch als PDF geschehen.
Wie genau gehen Sie also jetzt vor, um eine halbwegs vernünftige PowerPoint zu erstellen?
- Klären Sie die technischen Aspekte, die oben aufgezählt wurden und stellen Sie das alles in PowerPoint schon mal so ein (öffnen Sie den Master, stellen das richtige Seitenverhältnis ein, etc.)
- Definieren Sie genau wer ihre Zuschauer sein werden, was diese bereits wissen und erwarten könnten und was Sie ihnen wirklich zeigen wollen.
- Definieren Sie genau welchen Zweck Sie also verfolgen; was sind die Hauptaussagen Ihrer Präsentation?
- Basierend darauf können Sie jetzt also ihre Folien gliedern und mit Text und Bildern ausstatten, die Ihre Kernpunkte ins Hirn der Zuschauer reinbrennen werden.
Wenn Sie diese Schritte durchführen und dabei auf die folgenden Punkte Acht geben, wird Ihre Präsentation zumindest schon mal wesentlich besser sein als die vielen Ungetüme, die man manchmal zu sehen bekommt.
Wichtige technische Tipps
PowerPoint ist der direkte Nachfolger des Tageslichtprojektors.
Erster Schritt der Herangehensweise:
Nichts mit PowerPoint tun, was Sie mit dem Projektor nicht auch gemacht hätten!
Zum Beispiel 20 Zeilen Text auf eine Folie mit Permanent-Filzschreiber kritzeln. Also eine TextBox mit 20 Zeilen Text in Arial 10 Punkt auf eine PowerPoint-Folie setzen. Wer das macht verliert sofort die Aufmerksamkeit seines Publikums.
Text ist für den Vortragenden da, um ihn zu sprechen – NICHT um von der Wand abgelesen zu werden.
Schon in der Schule war ein eindrucksvolles Bild hilfreich, um den Text des Lehrers zu vermitteln (wenn es gut ausgewählt wurde). Es hing damals schon davon ab wie Folie und Text des Sprechers zusammenpassen.
Nicht zu viele Elemente auf eine Folie!
Zeigen Sie nie mehr als 6-7 Elemente (Bilder, Stichpunkte, etc.) gleichzeitig an. In Studien hat sich herausgestellt, dass das das Maximum ist, auf das sich jemand schnell konzentrieren kann. Wenn Sie also mehr Inhalt haben, verteilen Sie es halt einfach auf mehrere Folien, anstatt es auf eine Seite zu quetschen!
Signalfarben, Kontrast und Größe steuert die Aufmerksamkeit!
Sowohl knallige Farben wie Neon-Gelb, Orange oder dezentes Rot, „normale“ Farben oder Helligkeiten, die im Kontrast zum Rest der Umgebung stehen, und die Größe der Elemente steuert wohin die Zuschauer schauen. Warnwesten sind aus diesem Grund auch knallorange, und nicht etwa, weil sie besonders stylisch aussehen. Das heißt wenn die Zuschauer nicht auf die Überschrift starren sollen, dann stellen Sie dort nicht Schriftgröße 120 ein! Wenn Sie wollen das Sie jemand ansieht, können Sie keinen blinkenden roten Hintergrund haben, sondern sollten vielleicht durch ein weißes Hemd oder einen dunklen Hintergrund der hellste Teil des Raumes sein.
Gestalterisch schlicht und einfach bleiben!
Auch wenn Sie damit vielleicht selbst im ersten Moment nicht zufrieden sind, das wichtigste an ihrer Präsentation ist, dass die Kernaussagen gut rauskommen, selbst wenn das ganz schlicht gemacht wird. Sie dürfen sich manchmal auch trauen einfach das Wort hinzuschreiben, dass Sie sagen wollen, anstatt mit dem Design etwas beweisen zu wollen. Das Aussehen und der ganze Schnickschnack müssen den Vortrag unterstützen, wenn das nicht der Fall ist, weg damit, denn alles Unnötige stiehlt Aufmerksamkeit von den wichtigen Aspekten weg!
Videos korrekt einsetzen
Videos eignen sich perfekt, um Vorführungen inhaltlich interessanter zu gestalten und die Aufmerksamkeit des Publikums zu erhöhen. Achten Sie darauf, nicht zu lange Videos zu verwenden. Videos sollen den Vortrag unterstützen und nicht ersetzen. Eine gute Geschichte zu erzählen erweckt höhere Aufmerksamkeit während der Präsentation und ein Video kann hierbei einfach sehr gut helfen.
Warum brauchst du einen PowerPoint Master?
Der Folienmaster ist ganz einfach ein Tool, um sowohl Zeit zu sparen und ein einheitliches Format zu ermöglichen. Wenn eine Präsentation im Business erstellt wird, ist es immer sinnvoll einen Folienmaster zu verwenden, und falls keiner vorhanden ist dafür zu sorgen, dass einer erstellt wird. Ganz einfach ausgedrückt, ist der Folienmaster eine Zusammenstellung von vorgefertigten Folien für unterschiedliche Zwecke (Titelfolie, Inhaltsübersicht, etc.) in denen bereits die Farben ihrer Firma und die richtigen Platzhalter für Text und Medien enthalten sind, und anhand derer also eine Präsentation erstellt werden kann, ohne sich bei jeder Folie wieder Gedanken um das Design machen zu müssen. Sie sparen sich also Zeit beim Erstellen einer neuen Präsentation, und der Firmenauftritt in Präsentationen nach außen hin wirkt professioneller und Sie gewinnen den Faktor der Wiedererkennung, was aus Sicht der Marketingabteilung nicht schlecht ist.
Professionelle Tipps für aktuelle PowerPoint Versionen
Morphing
Morphing ist eine Art des Übergangs zwischen zwei Folien. Dabei erkennt PowerPoint automatisch welche Elemente auf den jeweiligen Folien vorhanden sind und erstellt einen fließenden Übergang zwischen den beiden Folien. Wenn dabei zum Beispiel ein Ball an unterschiedlichen Positionen auf beiden Folien vorhanden ist, so wird er nicht aus und wieder eingeblendet, sondern wird einfach verschoben.
Mit Morphing können Sie also sehr viele Dinge erreichen, die normalerweise nur sehr umständlich möglich wären.
Zooming und Hyperlinks
Sowohl mit der Funktion Zoom als auch mit einem Standard Hyperlink (beide im Register „Einfügen“ in der Gruppe „Links“) können Sie ihre Präsentation sehr interaktiv gestalten und es ermöglichen von einem Punkt der Präsentation an einen anderen beliebigen Punkt in der Präsentation hin und herzuspringen. Das ist sehr hilfreich, vor allem wenn mehrere Themen in einer Präsentation angesprochen werden.
Folgendes Video ist eine der PowerPoint-Präsentationen, die wir als erklärendes Video erstellt haben:
