Microsoft Office ist in vielen Unternehmen jeder Größe im Einsatz. Nur - bringt's das?
Nun, dies hängt sehr stark von der Art und Weise ab, wie Microsoft Office verwendet wird.
Nach wie vor begegnen uns Word-Dokumente, die umständlich erstellt wurden oder Zahlen werden in einem Taschenrechner berechnet und das Ergebnis in Excel dann eingetippt. Sie denken das sei übertrieben? Ist es nicht. Erst kürzlich wurde eine junge Führungskraft von uns in einem Meeting dabei beobachtet genau das zu tun.
Das ist bestimmt nicht Dummheit. Es ist einfach fehlendes Wissen, das nie vermittelt wurde und der Informatik-Unterricht in den Schulen macht das anscheinend auch nicht wett.
Warum ist das ein Problem?
Hauptsache der Serienbrief geht raus an 100 Adressen. Hauptsache das Excel-Sheet wird ausgedruckt und an die Wand gepinnt. Ist doch egal wie lange es gedauert hat!
Ist nicht egal! Es geht hier nicht nur um 10 Minuten. Es geht um viel Zeit und Geld und Überstunden!
Laut unseren Umfragen benötigen Excel-Anwender mindestens sechs Mal so lange für eine bestimmte Aufgabe als sie zu Beginn dachten!
Ein Beratungsunternehmen in den USA hat bereits vor 20 Jahren ausgerechnet, dass die ungeschulte Verwendung von Word und Excel die amerikanische Wirtschaft jährlich fünf Milliarden Dollar kostet - mindestens.
Laut Auswertungen von Microsoft beherrscht ein Benutzer, der sich selbst als fortgeschritten bezeichnet, 5 bis 10% der Funktionalität in Excel.*
(Dabei ist nicht die Erstellung von Makros mit einbezogen!)
Damit sind nun nicht Berufsbilder gemeint, die Excel so verwenden wie Fachkräfte ihre CNC-Maschine. Zum Beispiel Controller sind hier wahre Könner. Da gehört Excel eben ganz natürlich zum Handwerkszeug und wird auch entsprechend geschult.
Es ist der Anwender, der eine bestimmte Tätigkeit ausübt und Word, Excel und Co. in seinem Beruf benutzt um Verwaltung zu erledigen, wie einen Brief zu schreiben oder ein paar Zahlen für das nächste Angebot durchzukalkulieren.
Bei Personen, die Office-Programme täglich häufiger verwenden, kann durch den richtigen Einsatz und verbesserte Bedienung der Zeitaufwand für Word und Co. auf ein Drittel und weniger reduziert werden.
Der Schlüssel hierfür ist Organisation und Ausbildung.
Zum Beispiel Word: Um einen neue Geschäftsbrief zu erstellen haben Benutzer bisweilen unterschiedliche Vorgehensweisen. Lässt man diesen Vorgang zwei verschiedene Benutzer mit ansonsten gleichem Bildungsniveau durchführen - einen, der sich ein paar Grundlagen selbst angeeignet hat und einen der eine fundierte Grundlagenschulung erhalten hat - so wird man feststellen, dass die eine Person bis zu 30 Minuten braucht und die andere gerade mal 10 Minuten. Das kann sich dann entsprechend über den Tag aufsummieren.
Ein Word Grundkurs, der zwei Tage dauert, kann sich somit schon nach wenigen Wochen amortisieren.
* Dies ist eine Aussage, die auf einer Tagung für Entwickler und EDV-Administratoren vom Microsoft-Chefentwickler für Excel zu hören war. Microsoft hat dies in eigenen Labors herausgefunden, in denen hunderte von Testpersonen dabei genau beobachtet wurden, wie sie bestimmte Aufgaben und ihre tägliche Arbeit mit Excel erledigt haben. Die Tagung hatte zum Thema wie man die Kosten für den Einsatz der EDV in einem Unternehmen reduziert.
Kurz zusammengefasst
So bringt's Microsoft Office:
Ein paar Punkte für den richtigen Einsatz von Word, Excel und Co.:
- Die Grundlegende Bedienung eines Computers ist klar.
- Kenne Deine Tastatur!
Bei allen Tasten ist bekannt was sie bedeuten und machen. - Die Benutzer kennen die grundlegende Bedienung und die wichtigsten Funktionen der Programme, die sie bedienen.
- Der größte Zeitfresser ist die Maus. Windows und Programme lassen sich in großem Maße mit der Tastatur bedienen. Das ist definitiv schneller.
- Es wird mit Vorlagen gearbeitet, die so eingerichtet sind, dass Word-Dokumente, Excel-Dateien und PowerPoint-Präsentationen ein einheitliches Aussehen haben und überall gleich funktionieren.
- Corporate Identity ist durch Vorlagen und Formatvorlagen umgesetzt.
- Es gibt jemand im Unternehmen, der zentrale Vorlagen erstellt und aktuell hält.
- Für Abläufe wie z.B. einem Urlaubsantrag werden Word-Formulare erzeugt, die den Benutzer durch die Eingabe steuern.
- DIN 5008 ist umgesetzt (das ist die DIN-Norm für Geschäftsbriefe).
Der Einfluss der Art und Weise der Verwendung von Microsoft Office Produkten auf die Effektivität eines Unternehmens wird oft unterschätzt!
Unsere Microsoft Office Checkliste:
Wenn Sie Ihr eigenes Wissen überprüfen wollen oder einfach Ihr Unternehmen effektiver machen wollen: Office-Checkliste
Achtung! Benutzen Sie diese Checkliste mit dem Gesichtspunkt der Verbesserung!
* Dies ist eine Aussage, die auf einer Tagung für Entwickler und EDV-Administratoren vom Microsoft-Chefentwickler für Excel zu hören war. Microsoft hat dies in eigenen Labors herausgefunden, in denen hunderte von Testpersonen dabei genau beobachtet wurden, wie sie bestimmte Aufgaben und ihre tägliche Arbeit mit Excel erledigt haben. Die Tagung hatte zum Thema wie man die Kosten für den Einsatz der EDV in einem Unternehmen reduziert.
